Politique de confidentialité

Définitions et champ d'application de la présente politique

Dans la présente politique de confidentialité :

Les termes « Nous », « Notre » et « Nos » désignent SimpliFaq, exploitée par Madame Patricia Roldán Boyrie, en qualité de responsable du traitement.

Les termes « Vous », « Votre » et « Vos » désignent toute personne physique ou morale utilisant le site ou l'application SimpliFaq.

La présente politique de confidentialité s'applique à l'application SimpliFaq (l'« application ») ainsi qu'au site internet accessible à l'adresse https://simplifaq.ch (le « site »).

Lors du premier accès à l'application, vous êtes invité à prendre connaissance et à accepter les conditions générales d'utilisation ainsi que la présente politique de confidentialité.

L'utilisation de l'application et le traitement de vos données personnelles sont régis exclusivement par ces documents.

Vous ne pouvez pas utiliser SimpliFaq sans avoir expressément accepté les conditions générales d'utilisation et la présente politique de confidentialité.

1. Responsable du traitement

Jusqu'à l'ouverture officielle de l'activité en tant qu'entreprise individuelle, le responsable du traitement est :

Madame Patricia Roldán Boyrie
Genève, Suisse
Email : contact@simplifaq.ch

Dès l'officialisation de l'activité en tant qu'entreprise individuelle, cette politique restera applicable et pourra être mise à jour afin de refléter la nouvelle structure juridique.

2. Cadre légal applicable

Cette politique de confidentialité est conforme :

• À la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD / nLPD) ;
• Au Règlement général sur la protection des données (RGPD), lorsque celui-ci est applicable.

3. Données personnelles collectées

3.1. Données fournies directement par l'utilisateur

Lors de l'inscription et de l'utilisation de SimpliFaq, les données suivantes peuvent être traitées :

• Prénom et nom ;
• Adresse email ;
• Données relatives à l'activité professionnelle (raison sociale, adresse, IDE si fourni) ;
• Données de facturation (clients, montants, taux de TVA, IBAN, QR-factures) ;
• Paramètres de compte et préférences utilisateur.

3.2. Données techniques

Lors de l'accès au site ou à l'application, certaines données techniques peuvent être collectées :

• Adresse IP ;
• Type de navigateur et appareil utilisé ;
• Données de connexion et journaux techniques ;
• Cookies et technologies similaires.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées afin de :

• Fournir et exploiter les services SimpliFaq ;
• Gérer les comptes utilisateurs ;
• Assurer la conformité aux obligations légales suisses en matière de facturation et de TVA ;
• Améliorer le service et l'expérience utilisateur ;
• Garantir la sécurité du système et prévenir les abus ;
• Communiquer avec les utilisateurs (emails de service, informations importantes, mises à jour).

5. Marketing, publicité et outils de suivi

5.1. Google Ads et outils Google

SimpliFaq utilise des outils fournis par Google, notamment :

• Google Analytics ;
• Google Ads (suivi des conversions et remarketing).

Ces outils permettent :

• De mesurer l'efficacité des campagnes publicitaires ;
• D'analyser l'utilisation du site ;
• D'optimiser les actions marketing.

Certaines données techniques peuvent être transmises à des serveurs situés hors de Suisse, notamment aux États-Unis, conformément aux mécanismes de protection prévus par la législation applicable.

Les utilisateurs peuvent gérer ou désactiver la publicité personnalisée via les paramètres Google : https://www.google.com/settings/ads

5.2. Meta Ads (Facebook et Instagram)

SimpliFaq utilise le Meta Pixel à des fins statistiques et d'optimisation publicitaire.

Les données collectées sont anonymes pour SimpliFaq. Elles peuvent toutefois être associées par Meta à un profil utilisateur conformément à sa propre politique de confidentialité.

SimpliFaq n'utilise pas de formulaires publicitaires intégrés aux plateformes sociales (Lead Ads).

Les paramètres publicitaires Meta peuvent être gérés ici : https://www.facebook.com/ads/preferences/

6. Cookies et technologies similaires

SimpliFaq utilise des cookies et technologies similaires afin d'assurer le bon fonctionnement du site et de l'application, d'analyser l'utilisation des services et d'optimiser les actions marketing.

6.1. Types de cookies utilisés

Cookies strictement nécessaires :
Indispensables au fonctionnement technique du site et de l'application (sécurité, authentification, navigation). Ils ne peuvent pas être désactivés.

Cookies analytiques :
Utilisés pour mesurer l'audience et analyser l'utilisation des services, notamment via Google Analytics. Les données sont traitées de manière agrégée et, lorsque possible, anonymisée.

Cookies publicitaires et de remarketing :
Utilisés via Google Ads et Meta Ads afin de mesurer les conversions, limiter la répétition des annonces et proposer des contenus publicitaires pertinents.

Certaines informations collectées via ces cookies peuvent être transmises à des prestataires situés hors de Suisse, conformément aux mécanismes de protection prévus par la législation applicable.

6.2. Gestion des cookies

L'utilisateur peut configurer son navigateur afin de refuser ou supprimer les cookies. Le refus de certains cookies peut toutefois limiter l'accès à certaines fonctionnalités du site ou de l'application.

Préférences publicitaires :

• Google : https://www.google.com/settings/ads
• Meta : https://www.facebook.com/ads/preferences/

7. Hébergement, intelligence artificielle et flux de données

7.1. Hébergement principal des données

Les données personnelles et professionnelles traitées dans le cadre de SimpliFaq sont hébergées exclusivement en Suisse auprès d'Infomaniak, prestataire certifié ISO, dont les serveurs sont situés en Suisse.

Aucune base de données de SimpliFaq n'est hébergée hors de Suisse.

7.2. Traitement par un module d'intelligence artificielle externe

SimpliFaq intègre des fonctionnalités d'assistance basées sur un module d'intelligence artificielle exploité via une infrastructure externe fournie par des prestataires spécialisés.

Ce module est utilisé exclusivement pour exécuter les fonctionnalités demandées par l'utilisateur dans l'application.

À ce titre :

• Les bases de données principales de SimpliFaq demeurent hébergées en Suisse ;
• Seules les informations strictement nécessaires à l'exécution de la fonctionnalité demandée sont transmises au module d'intelligence artificielle ;
• Les communications entre SimpliFaq et le module d'intelligence artificielle sont chiffrées ;
• Les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles publics ;
• SimpliFaq conserve le contrôle des données et de leur finalité de traitement.

Certaines données techniques ou de contenu peuvent transiter temporairement par des infrastructures situées hors de Suisse.

Lorsque cela est le cas : SimpliFaq veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément au droit suisse applicable.

8. Sécurité des données

SimpliFaq met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux standards du marché, notamment :

• Connexions sécurisées (HTTPS / TLS) ;
• Chiffrement des communications entre le backend et le module d'IA ;
• Sauvegardes régulières ;
• Contrôles d'accès et journalisation technique.

Malgré toutes les mesures mises en place, aucun système ne peut garantir une sécurité absolue lors de transmissions via Internet.

9. Partage des données avec des tiers

Les données personnelles peuvent être communiquées uniquement à :

• Des prestataires techniques indispensables au fonctionnement du service ;
• Des prestataires d'analyse et de publicité (Google, Meta), dans les limites prévues par la présente politique.

Aucune donnée personnelle n'est vendue à des tiers.

10. Durée de conservation des données

Nous conservons les données personnelles et professionnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au droit suisse applicable.

10.1. Pendant la relation contractuelle

Tant que vous utilisez SimpliFaq et disposez d'un compte actif, vos données sont conservées et traitées afin de fournir les services, assurer la sécurité du système, effectuer des sauvegardes raisonnables et permettre l'exploitation normale de l'application.

Nous procédons régulièrement à la suppression ou à l'anonymisation des données qui ne sont plus nécessaires à ces finalités.

10.2. Données comptables et documents de facturation

SimpliFaq met à disposition des outils permettant de créer, stocker et organiser vos documents comptables et de facturation.

Vous demeurez seul responsable du respect de vos obligations légales de conservation comptable.

SimpliFaq ne fournit pas un service d'archivage légal obligatoire à long terme et ne se substitue pas à vos propres obligations de sauvegarde ou d'archivage.

Il vous appartient de télécharger, exporter ou sauvegarder vos documents comptables afin d'assurer leur conservation selon vos obligations légales.

10.3. Après la fin de la relation contractuelle

En cas de résiliation ou de fermeture de votre compte :

• L'accès à votre compte est désactivé ;
• Vos données restent temporairement disponibles afin de vous permettre de les récupérer.

Un délai d'un (1) mois est accordé pour télécharger ou exporter vos données après la fin du contrat.

À l'issue de ce délai, SimpliFaq peut supprimer ou anonymiser vos données, sauf :

• Si leur conservation est requise par une obligation légale ;
• Ou si leur conservation est nécessaire à la défense de droits ou de réclamations.

11. Droits des utilisateurs

Conformément à la LPD et au RGPD, les utilisateurs disposent notamment des droits suivants :

• Droit d'accès ;
• Droit de rectification ;
• Droit à l'effacement ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit à la portabilité, lorsque applicable ;
• Droit d'opposition.

Toute demande peut être adressée à : contact@simplifaq.ch

12. Modifications de la politique

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email ou via l'application.